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Eventos: Saiba como evitar transtornos na hora de cancelar

20/03/2020· Compartilhe linkedin

Imprevistos acontecem e nós, profissionais do mercado de eventos, precisamos estar preparados para lidar com eles. Diante da atual situação, a recomendação é que todos os eventos que promovam a aglomeração de pessoas sejam postergados ou cancelados.

E realizar esse cancelamento é sempre um desafio bem delicado e complicado de ser feito. 

Quando bem realizado, o cancelamento ajuda a evitar que haja uma sobrecarga nos seus canais de atendimento por clientes que buscam seu reembolso. Pensando nisso, aqui vão algumas dicas sobre como proceder na hora de cancelar seu evento.

Como fazer para cancelar um evento?

O principal aqui é a comunicação. Comunique-se de forma clara e transparente com seus participantes, explique pra eles o motivo do cancelamento. 

É preciso cancelar o seu evento e você não sabe por onde começar?

Comunicar os participantes e parar a venda de novos ingressos são as primeiras atitudes a serem tomadas. Aqueles que já compraram ingressos são sua prioridade e mantê-los informados e assistidos é crucial para minimizar os danos do cancelamento.

Quanto mais antecedência para a realização do cancelamento, melhor. Diante do atual cenário de pandemia de Coronavírus (COVID-19), a recomendação é evitar aglomerações e as pessoas estão ficando mais cientes sobre isso. Então, o ato do cancelamento se torna menos problemático, uma vez que trata-se de questões de saúde pública.

Se possível, não fique apenas nos e-mails de aviso. Entre em contato também por ligação, algumas pessoas podem não receber seu e-mail ou ele pode acabar indo para a caixa de spam. A ligação pode demonstrar que você se importa com o seu cliente e que se dispõe à ajudá-lo na resolução da situação.

Use seus canais para reforçar a questão do cancelamento. As redes sociais são um ótimo local para informar os participantes sobre o ocorrido. Certifique-se que todos saibam do cancelamento.

Ao informar os participantes sobre o cancelamento, fale também do reembolso. Seja claro e transparente, informando valores, as datas e o meio de recebimento do valor estornado. Certifique-se de ter todos os dados necessários para a realização do processo.

Na hora de assinar o comunicado, faça de forma pessoal e humanizada. Não assine como “Equipe Box Eventos” opte por dar uma assinatura que te deixe mais próximo do participante como, por exemplo, “João – Diretor de Eventos na Box Eventos”.

Reembolse o valor total 

Se o seu evento teve venda de ingressos é importante que, após a comunicação do cancelamento, o processo de reembolso seja iniciado. Faça-o de forma transparente e clara para que o participante sinta-se seguro.

Adiar o evento ou cancelar?

Se houver possibilidade de uma nova data para o evento, pode ser oferecida a transferência de ingresso – mas, lembre-se ainda é preciso oferecer a restituição, afinal podem não ser todos os participantes que têm disponibilidade para a nova data.

Pense e reflita

Cancelar um evento é uma situação que nenhum organizador quer passar, mas se feita de boa boa forma é capaz de minimizar os efeitos negativos que a situação proporciona. 

Use a experiência ao seu favor e prepare-se para novos eventos. Estamos juntos nessa!

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