Organize um evento perfeito

22/12/2017·

Em 2018, as perspectivas para o mercado de eventos estão bem positivas e mais pessoas e empresas parecem dispostos a investir no segmento. Por isso, é importante estar preparado para receber as demandas e enfrentar a concorrência a altura. A melhor maneira de atingir esse objetivo é com um bom planejamento estratégico. Você sabe como fazer o seu?

Primeiros passos do planejamento

Sim, aqui na Auratec nós batemos o pé na tecla de uma boa preparação. É isso que nos permite entregar os seus produtos com um ótimo prazo sem comprometer a qualidade. Por isso voltamos tanto a esse assunto em nosso blog.

Mais do que um passo da pré-produção, o planejamento estratégico está ligado a uma boa estratégia administrativa e pode ser responsável por colocar ou tirar seu evento da programação das pessoas dependendo da maneira como é executado. Seis perguntas norteiam esse plano: qual meu objetivo, qual meu nicho, quem é meu público alvo, quanto posso gastar, quem será minha equipe e como irei divulgar meu evento.

Ao compilar isso em uma planilha ou tabela, além de ter uma visão muito clara do seu evento, você também está criando uma ferramenta poderosa de comunicação entre a sua equipe de produção.

Qual é o meu objetivo?

Seu evento quer divulgar novos talentos, entreter, atender a um nicho relegado? É um evento social ou corporativo? Seu objetivo é atingir um público de 2000 pessoas ou dobrar o público do último evento produzido.

Quando você consegue definir o objetivo principal do evento, fica bem mais fácil visualizar a realização dele. Responder para si mesmo o que você deseja ao realizar um evento específico te dá clareza e tranquilidade para definir todas as outras etapas de produção.

Escolhendo o nicho

Por mais que você queira atingir o maior número de pessoas, todo evento é segmentado de alguma forma. Se seu evento é corporativo, você precisa pensar em um local confortável para pessoas de salto, terno e gravata e adequar a comunicação a este público.

Uma vez escolhido o nicho, faça uma extensa pesquisa sobre ele e a partir disso comece a pensar detalhes como marca, decoração, local, tipos de venda de ingresso, entre outros.

Apontando para o público-alvo

Ok, seu evento quer atingir 3000 pessoas (objetivo) no universo corporativo (nicho). Mas dentro deste universo, que tipo de público você está buscando? Podem ser advogados de alto escalão, médicos, comunicadores ou até outros produtores de evento.

O público-alvo é um recorte específico dentro do seu nicho e é muito importante defini-lo com clareza. Ele deve estar ligado ao seu objetivo e você deve estar atento a suas peculiaridades e desejos específicos para criar uma experiência única.

Show me the Money

Orçamento é uma das maiores preocupações em qualquer evento. Definindo suas prioridades a partir das categorias que já discutimos, você precisa ter claro o valor que pretende investir no evento como um todo e distribuir este total proporcionalmente entre as diversas prioridades. Lembre de fazer uma planilha detalhada deste item, assim sua equipe entenderá a importância de cada parte e poderá dedicar mais o que está no topo da lista.

Fazendo seleção de equipe

Nem sempre seu Dj favorito é o mais adequado para o evento que você deseja produzir. E aquela amiga que produz ótimos shows pode não ter ideia de como organizar bem um congresso. Por isso, escolha a equipe que te auxiliará baseado em alguns critérios, como:

Confiança
Experiência no setor
Organização
Capacidade de comunicação
Trabalho em equipe

Conhecendo cada membro da equipe, é fácil perceber onde podem aparecer conflitos e potencialidades e administrar esse contexto para ter o melhor resultado possível.

Divulgação do evento

A divulgação deve ser sempre adequada o público-alvo. Não se torne vítima de um único meio, escolha diferentes canais para atingir mais pessoas dentro do seu público. Procure feedbacks para saber se a linguagem está de acordo com a esperada pelo cliente final e, claro, lembre-se de valorizar a sua marca.

Evento perfeito

Embora não exista evento perfeito, com esse planejamento é possível reduzir os erros ao mínimo. Todo bom evento conta também com uma boa estrutura. Para isso, entre em contato conosco e garanta os melhores palcos para seu evento.