Check list: o carro-chefe de qualquer evento

Já falamos em outros textos da importância do check list. Independente do segmento, qualquer ocasião precisa ser bem controlada para que o público e o promotor do evento fiquem satisfeitos. A lista de checagem é o instrumento mais importante desse processo. Ela é elaborada bem antes do evento começar e será útil até o momento de avaliação da pós-produção.

Porque elaborar uma check list

Todo evento conta com uma lista de demandas extensa. Em uma ponta, o idealizador tem uma expectativa alta, busca por qualidade e deseja que tudo saia perfeito. Em outra, o produtor precisa antecipar problemas e necessidades, evitando contratempos futuros, e comandar uma equipe variada. No meio disso está o público, que deve ser bem atendido e ter uma experiência positiva e marcante para que o evento tenha sucesso.

Visando evitar erros e falhas que frustrarão o idealizador, decepcionarão o público e poderão colocar em xeque o funcionamento da produtora, a lista de controle é uma ferramenta preciosa. Nela é possível enumerar as necessidades técnicas, artísticas e de equipe, entre outras coisas. Ela servirá para determinar e acompanhar cada etapa da produção e também é uma lista de conferência pós-produção.

O que colocar no check list

De maneira geral, poderíamos dizer que tudo!

O grande segredo é dividir o check list em categorias e etapas. Por exemplo, na etapa de pré-produção você pode colocar itens como Contratação de equipe, Escolha de espaço ou Definição da necessidade de estruturas. Essas categorias são redividas, na produção, em Divulgação, Transporte, Locação de Espaço ou Locação/Compra de estrutura, por exemplo.

Na pós-produção, o check list será um guia para avaliar a qualidade de fornecedores e a eficiência das equipes e métodos de execução do evento.

Use a tecnologia a seu favor

Com tantos aplicativos que auxiliam na comunicação e organização da rotina, não perca a chance de eliminar a papelada. Atualmente, toda a equipe terá acesso a smartphones e com isso, além de comunicação constante, é possível atualizar o check list em tempo real, otimizando o processo.

Entre os aplicativos mais recomendados para essa função, estão:

→ Log Me In Ignition: excelente para organizar funções e equipes, principalmente quando se está organizando mais de um evento ou palco ao mesmo tempo. Permite acesso remoto aos arquivos salvos na ferramenta, faz checagem de e-mails e executa programas diretamente do smartphone em que foi instalado.

→ Drive, Evernote, Google Keep: para guardar documentos e notas que precisam ser armazenados durante a produção do evento, esses três aplicativos são muito úteis. Eles permitem que se escaneie os documentos direto da câmera do celular e é possível compartilhar as pastas com pessoas específicas, facilitando o acesso.

→ Todoist: o queridinho dos coachs de organização é muito útil para o produtor de eventos. Crie o projeto, divida em equipes, delegue tarefas e controle tudo através dele.

Use o check-list depois do evento

O evento acabou e você precisa fazer o balanço dos erros e acertos. Use o check list para uma avaliação minuciosa de etapas, equipes, fornecedores, equipamentos, divulgação e gastos. Como todas as etapas e necessidades estão na lista, não há risco de deixar passar aquele fornecedor ou prestador de serviço que não atendeu as expectativas. Também é mais fácil identificar as pessoas que contribuíram realmente na equipe e quais erros podem ser evitados em uma próxima edição.

Com todos esses cuidados, o check list será um aliado de qualquer produtor. Lembramos que, em qualquer evento, independente do porte, a estrutura é um dos pontos mais importantes e que precisa de mais atenção. Para contar com um bom atendimento e material de qualidade, entre em contato com a nossa equipe.